Verfahrensspezifische Datenschutzerklärung zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung
Vorwort
Die Unternehmen sowie die Bürgerinnen und Bürger treten in vielfältiger Weise mit der Zollverwaltung - insbesondere bei den Hauptzollämtern einschließlich ihrer Zollämter - in Kontakt, beispielsweise im Rahmen von Abfertigungen, der Steuererhebung, der Steuererstattung, der Probenentnahme, und so weiter. Bei all diesen Tätigkeiten müssen die Zollbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. In diesem Fall handelt es sich konkret um die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Beantragung einer verbindlichen Zolltarifauskunft. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Besteuerungsverfahren sind Daten auch personenbezogen, wenn sie einer Körperschaft (zum Beispiel Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung, einer Vermögensmasse oder einer verstorbenen natürlichen Person zugeordnet werden können (§2a Absatz 5 AO). Wenn Zollbehörden personenbezogene Daten „verarbeiten“, bedeutet dies: das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich mit Fragen und Beschwerden wenden können.
„Wir“ sind das Hauptzollamt Hannover Fachgebiet verbindliche Zolltarifauskünfte (vZTA) und Ursprungsauskünfte (UA), die Ihnen im Zusammenhang mit der Beantragung einer verbindlichen Zolltarifauskunft gegenübertreten. Ihr Antrag auf eine verbindliche Zolltarifauskunft wird in Zusammenarbeit mit der Abteilung Wissenschaft und Technik des Bildungs- und Wissenschaftszentrums der Bundesfinanzverwaltung bearbeitet.
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie gerne an die folgende Stelle richten:
Hauptzollamt Hannover
Datenschutzbeauftragter
Hackethalstr. 7
30179 Hannover
Telefon: 0511 37414-0
E-Mail: Datenschutz.HZA-Hannover@zoll.bund.de
Alternativ können Sie auch zum Datenschutzbeauftragten der Generalzolldirektion Kontakt aufnehmen:
Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Generalzolldirektion
Am Propsthof 78a
53121 Bonn
Telefon: 0228 303-12201
E-Mail: datenschutz.gzd@zoll.bund.de
Wir erfassen und verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Erteilung und Überwachung von verbindlichen Zolltarifauskünften (vZTA). Eine vZTA gibt rechtsverbindliche Auskunft über die zolltarifliche Einreihung einer Ware. Hierdurch erlangen Sie als Wirtschaftsbeteiligte*r Rechtssicherheit über die im Handel anzuwendenden Zollformalitäten.
Wir verarbeiten die im elektronischen Antrag (entspricht weitgehend Formular 0307) von Ihnen angegebenen Daten. Dies sind die Daten, die wir zur Bearbeitung Ihres Antrages auf eine vZTA, also zur Erfüllung unserer Aufgabe, benötigen (gemäß Artikel. 6 Absatz. 1 c) DSGVO in Verbindung mit Artikel. 33, 6, 22 Unionszollkodex (UZK)). Darüber hinaus erheben wir Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind und wir diese Daten zur Erfüllung unserer Aufgabe benötigen. Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (zum Beispiel aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel. 9 DSGVO, sogenannte „sensible Daten“ (insbesondere Daten über den Gesundheitszustand, Behinderungen, persönliche Überzeugungen und Ansichten) erheben wir nicht.
Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen des Antragverfahrens übermittelt haben, werden in unserem IT-Fachverfahren gespeichert. Die eingegangenen Datensätze werden nach einer Zuständigkeitsprüfung verteilt, am zuständigen Standort der Abteilung Wissenschaft und Technik des Bildungs- und Wissenschaftszentrums der Bundesfinanzverwaltung bearbeitet und anschließend über das Hauptzollamt Hannover als zentrale Stelle wieder an Sie zurückgesendet.
Reichen Ihre Angaben aus dem elektronischen Antrag für die zolltarifliche Einreihung nicht aus, nehmen die zuständigen Gutachter*innen der Abteilung Wissenschaft und Technik des Bildungs- und Wissenschaftszentrums der Bundesfinanzverwaltung über das Zoll-Portal Kontakt zu Ihnen auf und fordern die für die zolltarifliche Einreihung der vorliegenden Ware notwendigen Daten nach.
Sämtliche Daten im Zusammenhang mit der jeweiligen vZTA-Entscheidung, einschließlich aller Fotografien, Bilder und Broschüren, mit Ausnahme vertraulicher Angaben, werden über die Website der Kommission der Öffentlichkeit zugänglich gemacht (gemäß Artikel. 19 Unionszollkodex Deligierte Verordnung (UZK-DA)). Die vertraulichen Angaben sind nur für die Zollverwaltungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Union verfügbar.
Des Weiteren speichern wir Ihre Daten in unserer nationalen Datenbank.
Wir setzen bei der Verarbeitung technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets der technologischen Entwicklung.
Entscheidungen auf Grundlage einer vollautomatischen Verarbeitung personenbezogener Daten werden nicht getroffen.
Alle personenbezogenen Daten dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (zum Beispiel andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich bestimmt ist. Vor der Datenweitergabe an Dritte wird in jedem Fall sorgfältig geprüft, ob diese notwendig ist.
Personenbezogene Daten müssen wir so lange speichern, wie sie für das jeweilige Verfahren erforderlich sind. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist nach unseren Vorgaben 10 Jahre, beginnend ab Erteilung der vZTA. Die genauen Verjährungsfristen können Sie mit einem Auskunftsantrag zu einem konkreten Verwaltungsverfahren erfragen (siehe Ziffer 8).
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Abgabenordnung (AO) verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus den Artikeln 15 bis 18 und 21 der DSGVO, und aus §32c bis §32f AO.
Kontaktdaten - ausschließlich für den Beschwerdefall:
Die/Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstr. 30
53117 Bonn
Telefon: 0228-997799-0
Fax: 0228-997799-550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen (zum Beispiel §§ 32c bis 32f der AO). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.
In unserer umfangreichen Hilfe finden Sie Antworten und Lösungen zu fast allen Fragen und technischen Problemen des Zoll-Portals.
Falls Sie weitere Hilfe benötigen, kontaktieren Sie unseren Service-Desk-Zoll per E-Mail oder Telefon.
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Hier finden Sie Hilfe zur Selbsthilfe - rund um die Uhr für Sie erreichbar.
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